Il processo quote-to-cash può essere considerato come il fulcro dell’attività svolta dai responsabili delle vendite e copre diverse funzionalità: vendita, gestione account, evasione degli ordini, fatturazione e contabilità dei clienti. Si tratta quindi di un processo composto da una serie di passaggi che il team vendita esegue nel configurare un preventivo e, successivamente, nell’invio della proposta al cliente fino all’ultimo step di pagamento. Se volessimo sintetizzare lo scopo ultimo del processo quote-to-cash potremmo dire che collega l’intenzione di acquisto di un cliente (CRM) alla creazione dei ricavi di un’azienda (ERP), il tutto attraverso un unico software (CPQ).
Storicamente gli step di questo processo erano disconnessi tra loro e gestiti su più piattaforme, il che rendeva il ciclo di vendita lento ed inefficiente, incidendo negativamente sui due aspetti più importanti: l’offerta e l’esperienza del cliente.
Utilizzare un software CPQ, come la nostra Bit2win CPQ Platform, significa ottimizzare i passaggi che compongono il processo quote-to-cash in un’attività collaborativa, offrire visibilità all’azienda, accelerare il ciclo di vendita, ottenere maggiori trattative e garantire ai clienti un’esperienza personalizzata ed efficiente.
Vediamo insieme quali sono gli step del processo quote-to-cash:
La configurazione rappresenta la prima azione intrapresa da un venditore per creare un preventivo ed ha l’obiettivo di identificare l’offerta giusta in grado di soddisfare le esigenze dei clienti. È una fase molto importante poiché eventuali incongruenze possono incidere negativamente sull’intero processo e sulla scelta ultima che spetta al cliente. I rappresentati di vendita che svolgono a mano questa attività devono consultare fogli di calcolo e database di prodotti per trovare le informazioni necessarie. Inoltre, l’inserimento manuale dei record può creare incongruenze ed errori. Automatizzare questi processi attraverso un software CPQ significa semplificare il lavoro dei venditori, identificare più facilmente la giusta combinazione di prodotti e servizi da consigliare al cliente, evitare proposte insoddisfacenti che spingono il consumatore verso i competitors.
Determinare il prezzo della propria offerta significa identificare l’insieme di regole che definiscono l’affare e tutti gli incentivi che il cliente può ricevere. La definizione del prezzo non si conclude qui, ma è necessario identificare anche l’insieme di sconti e promozioni che è possibile offrire al cliente e conquistare la sua attenzione. In questo modo i rappresentanti di vendita possono applicare e replicare la strategia di prezzo vincente anche alle future trattazioni, considerando sempre i bisogni del proprio interlocutore.
Nella fase di quotazione il team vendita crea effettivamente il preventivo, rispettando le necessità del cliente. Soltanto un preventivo rapido e accurato può aiutare l’azienda a vincere l’affare e distinguersi dai suoi competitor. Ma come è possibile evitare errori, rispettare i desideri del cliente, velocizzare la proposta? Senza l’utilizzo di un CPQ che garantisce l’automazione dei processi, tutto questo sarebbe davvero difficile se non impossibile.
La fase successiva del processo quote-to-cash consiste nella creazione del contratto che deve includere tutti i dettagli dell’affare ed essere una garanzia per l’azienda e l’acquirente. Il contratto deve, quindi, includere una serie di condizioni e dettagli concordati tra organizzazione e cliente. Redigere un contratto non è un processo semplice e può comportare numerosi rischi per l’azienda; per questo motivo è importante che tutte le persone coinvolte abbiano accesso alle clausole, al processo di approvazione, esecuzione e rinnovo.
Durante la fase di negoziazione del contratto vengono esposti, e se necessario modificati, i termini e le clausole del contratto. Ovviamente è necessario avere una visibilità dettagliata dell’accordo e fornire automaticamente queste informazioni al team legale, può ridurre i tempi e semplificare l’intero processo.
In questo step è necessario dimostrare al cliente la velocità di interazione e la disponibilità nel concludere la trattativa nel minor tempo possibile. Infatti, nella fase di esecuzione del contratto si ottiene l’approvazione da parte dell’acquirente e si raccolgono le firme. Cosa può velocizzare e semplificare questa fase? Uno strumento di firma elettronica integrato nel software CPQ che consente di ridurre drasticamente il tempo impiegato per ottenere le firme e concludere la trattativa.
La fase di avvio dell’ordine può considerarsi composta da tre sotto-fasi, che si susseguono però tutte senza soluzione di continuità, in quanto in questo step i venditori ricevono, elaborano e consegnano l’ordine. Dopo la firma del contratto, infatti, le operazioni successive possono essere messe in pratica in modo fluido e tempestivo, per garantire che la consegna dei prodotti ai clienti avvenga in modo ottimale e senza errori. In questa fase, avere a disposizione un sistema automatizzato ed integrato che fornisce una visione d’insieme dell’intero processo quote-to-cash fa la differenza. Garantisce alle aziende la capacità comunicare in modo tempestivo modifiche su quotazioni, prezzi e termini contrattuali alle parti interessate e di consegnare un prodotto totalmente in linea con le aspettative e le richieste del cliente. Inoltre, la fase di avvio dell’ordine richiede l’inserimento di diversi dati, che spesso può risultare macchinoso se i venditori devono spostarsi da un sistema all’altro per farlo. Un software CPQ evita queste difficoltà permettendo alle aziende di integrare tutte le fasi del processo quote-to-cash.
L’automazione garantita da un software CPQ è particolarmente utile nella fase di fatturazione.
Una fatturazione accurata è infatti fondamentale per il successo dell’intero processo di vendita e, in generale, per il tuo business. Perché? In questo step i venditori devono calcolare le spese sostenute e inviare la fattura al cliente, garantendo che il pagamento avvenga in tempo reale.
Quando il processo quote-to-cash è automatizzato e totalmente integrato, ovviamente anche la fase di fatturazione si semplifica e permette ai venditori di visualizzare e analizzare in modo semplice tutti i dettagli dell’offerta (come sconti o tempi di fatturazione). Tutti questi dettagli saranno poi automaticamente inseriti nel contratto e comunicati al team di contabilità, che potrà quindi avere informazioni accurate sulla fatturazione e sull’eventuale rinnovo del contratto.
Questo è lo step in cui l’azienda riceve il pagamento da parte del cliente e può quindi identificare con precisione tutte le entrate. Spesso, nel processo quote-to-cash riconoscere i ricavi non è un’attività del tutto semplice e commettere errori comporta ovviamente un rischio non trascurabile per il tuo business. Un software CPQ, però, può semplificare anche questa fase, permettendo all’azienda di identificare i ricavi e le loro fonti senza il rischio di commettere errori. Il reparto contabilità avrà infatti a disposizione uno strumento automatizzato che lo aiuterà a tenere conto di tutti i dettagli del contratto, tra cui il prezzo, i termini di pagamento o i tempi di consegna, riconoscendo quindi in modo corretto tutte le entrate e tenendo traccia delle performance del business.
Il rinnovo rappresenta l’ultima fase del processo quote-to-cash, ma non per questo la meno importante. Tutt’altro: questo è lo step in cui l’azienda deve gestire al meglio la sua relazione con il cliente, per essere sicura di raggiungere il cruciale obiettivo della sua fidelizzazione.
Un cliente fedele è infatti un cliente che continuerà a rivolgersi alla stessa azienda anche in futuro, portandole ricavi ricorrenti. Quindi, qual è la cosa più importante da fare in questo caso? Essere in grado di tenere traccia dei tuoi clienti, dei loro acquisti e delle loro preferenze, sapendo quando sono propensi ad un rinnovo del contratto. Grazie al CPQ hai sempre a disposizione informazioni dettagliate sui preventivi, sui contratti e sui dati di rinnovo. Puoi inoltre identificare velocemente i contratti in scadenza e sfruttare in modo semplice opportunità di up-selling e cross-selling sui clienti attuali, riducendo così il tasso di abbandono.
3 MOTIVI PER CUI DOVRESTI SCEGLIERE BIT2WIN CPQ PLATFORM
ACCELERA IL CICLO DI VENDITA CON UNA SOLUZIONE OMNICHANNEL
Con il CPQ Bit2win hai a disposizione tutti i dati e i materiali che descrivono l’offerta dell’azienda in tutti i formati multimediali possibili. Si tratta di una soluzione omnichannel, che ti permette di sfruttare le sue funzionalità su qualunque canale grazie al catalogo prodotti centralizzato e una tecnologia 100% API First. Puoi sfruttare tutti i vantaggi che derivano dall’automazione e dallo snellimento dei processi, costruendo offerte ritagliate sulle esigenze dei tuoi clienti. Grazie a regole di configurazione già stabilite e inserite nel sistema, i venditori possono specificare alcune regole di configurazione per estrarre diversi prodotti/servizi e aggiungerli alla propria offerta in modo semplice e veloce. Il risultato? Sfruttare tutte le potenzialità di strategie di vendita up-selling e cross-selling.
CREA E GESTISCI DOCUMENTI IN UN’UNICA PIATTAFORMA
Il CPQ Bit2win ti consente di inviare rapidamente preventivi personalizzati, tenendo conto della configurazione dei prodotti complessi, prezzi, sconti e promozioni. Ciò si traduce non solo in una maggior soddisfazione da parte dei tuoi clienti, ma consente anche di continuare il ciclo operativo della proposta lungo il processo di vendita. Saper rispondere in tempi rapidi alle necessità dei consumatori tramite una proposta di vendita perfettamente in linea con le loro esigenze significa differenziarsi dai competitor e creare un rapporto di fiducia tra azienda e cliente. Questo è possibile anche grazie a uno storico di informazioni sui consumatori sempre a disposizione dei venditori, che li aiuta ad impostare il prezzo più giusto e a ad inviare una proposta in linea con le aspettative dei clienti.
CREA E GESTISCI DOCUMENTI IN UN’UNICA PIATTAFORMA
Grazie al CPQ Bit2win puoi ridurre i tempi che vanno dalla generazione del preventivo alla liquidazione del contratto grazie a un’unica piattaforma dove gestire tutte le fasi del processo di vendita.
Puoi risparmiare tempo e rendere l’intero processo Q2C più fluido grazie alla generazione automatica di documenti. L’automazione del nostro CPQ ti permette di generare facilmente documenti pertinenti direttamente dal sistema CRM, ma non finisce qui. Puoi velocizzare e rendere più semplice anche la firma dei documenti da parte del cliente: grazie al sistema di e-signature i clienti possono apporre la propria firma elettronica attraverso un unico link inviato per e-mail.